1º) Quem (solicitante): é a denominação da pessoa que solicita a ata notarial.

Pessoas que têm legitimidade para solicitar: a) pessoas capazes, b) incapazes (maiores de dezesseis), c) procuradores e d) pessoas jurídicas; se solicitação de incapaz, menção expressa à idade e por quem assistido; se solicitação de procurador, menção expressa à representação por procurador, também menção à data, livro e folha do cartório em que foi lavrada a procuração, e data da expedição da certidão, quando exibida por essa forma; se solicitação de pessoa jurídica, os documentos comprobatórios da representação.

A nosso ver, o instrumento particular de mandato é hábil para se fazer representar na ata notarial, conforme item 12.1. da seção II da lavratura dos atos notariais das Normas da Corregedoria Geral de Justiça que diz ser vedado o uso de instrumentos particulares de mandato ou substabelecimentos, para lavratura de atos que exijam a escritura pública (art. 109 do Código Civil, grifo nosso).

Ademais, constará nome e qualificação completa (nacionalidade, profissão, estado civil, número do documento de identidade, repartição expedidora, número de inscrição no cadastro de pessoas físicas, domicílio e residência) do(s) solicitante(s), assistente(s), procurador(es) ou representante(s).

As solicitações para verificação de fatos no Tabelionato ou em diligência podem ser feitas por qualquer tipo de comunicação (telefone, fax, e-mail) ou pessoalmente. Frisamos: o solicitante na lavratura estará pessoalmente e assinará perante o tabelião ou preposto autorizado, qualificando-o e identificando-o.

2º) Quando - data / horas: constará a data e hora precisas da verificação dos fatos. Contudo, também constarão na ata notarial a data da lavratura para a devida leitura e assinatura, e as eventuais datas efetivas das verificações dos fatos, quando estes forem sucessivos. A nosso ver, é plenamente válida a verificação de fatos em dias anormais do expediente notarial, como aos sábados e domingos. Frisamos: Nesses casos, dependerá do entendimento do tabelião ou preposto autorizado, os quais verificarão se os fatos podem ser constatados em outro dia sem prejuízo do seu desaparecimento ou deverão ser naqueles dias (sábados ou domingos). Da mesma forma, a verificação dos fatos pelo tabelião ou preposto autorizado pode ser constatada a qualquer hora, inclusive naquelas antecedentes e supervenientes do expediente normal do Tabelionato. Salientamos que devem ser mencionados na ata notarial, a data, o dia da semana (quando sábado ou domingo) e as horas, evidenciando a verdadeira realidade dos fatos.

3º) Onde / local: Os fatos podem ser verificados no Tabelionato, como por exemplo, na verificação de fatos na Internet, onde o tabelião ou preposto autorizado acessará e verificará seu conteúdo em computador próprio. Grifamos pelo seguinte motivo: Atualmente, se o tabelião ou preposto autorizado não tiver habilidades em informática facilmente poderão ser induzidos a erro, pois ao acessarem e verificarem fatos na Internet em computadores de terceiros, poderão estar acessando páginas já armazenadas no computador (navegando em off line), ao invés de estarem conectados à Internet. Atualmente há programas que dão aparência às páginas off line ou armazenadas como se estivessem realmente na rede de comunicação de computadores Internet. Frisamos: cuidado para não fazer a verificação de fatos na Internet em máquinas de terceiros, exceto na verificação da existência de mensagens eletrônicas (e-mails). Nos fatos verificados em diligência, o tabelião ou preposto autorizado verificará sua competência territorial, conforme determina o artigo nono da lei 8.935/94 e nos lugares onde o acesso deve ser autorizado previamente, como por exemplo, a entrada na residência de determinada pessoa, no remanescente não há impedimentos.

4º) O fato a ser descrito ou presenciado (objeto): Geralmente as atas notariais - quanto ao objeto, se classificam em: lícitos e ilícitos; físicos, eletrônicos e sensoriais.

Fatos lícitos são aqueles que não contrariam as leis, os contratos etc, simplesmente fatos cotidianos, como por exemplo, a materialização de um evento, a publicação de um livro ou lançamento de um sítio.

Fatos ilícitos, como já mencionamos em outras oportunidades, podem ser verificados e descritos no instrumento em tela. O papel primordial da ata notarial é materializar o fato e, se o fato é ilícito, será transcrito como foi presenciado pelo tabelião e, a toda evidência, não poderá contribuir para propagar o fato ilícito. Entretanto, excluem-se os crimes penais – tais como: homicídios, estelionatos, lesões corporais etc. A nosso ver, a constatação e materialização desses fatos são de competência exclusiva da polícia judiciária, em especial do delegado de polícia.

Fatos em meio físico são aqueles que podem ser tocados, que não mudam constantemente, como por exemplo, a verificação do estado de um imóvel.
Fatos em meio eletrônico são aqueles que, ao contrário dos físicos, não podem ser tocados, são aqueles que mudam constantemente, como por exemplo, a verificação de uma notícia em determinado sítio na Internet.

Fatos em meio sensorial são aqueles por meio da visão, audição e olfato - onde o tabelião ou preposto autorizado verifica com seus próprios sentidos, como por exemplo, a verificação de um diálogo telefônico em sistema viva-voz ou a verificação de substâncias cheirosas, cujo odor incomoda determinadas pessoas.

5º) Por quê / finalidade: esse procedimento se refere à intenção do solicitante. Para que o tabelião ou preposto autorizado possa informar se o êxito esperado é consubstanciado em ata notarial ou escritura pública.

Vejamos a redação.

A técnica de redação é imprescindível para lavratura da ata notarial. O tabelião ou preposto autorizado redigirá a ata notarial de forma imparcial, clara, concisa, coerente e concomitantemente orientando o interessado sobre seus aspectos, de modo a ensejar eficácia aos efeitos almejados pelo solicitante, pois, nada logrará, se a eficácia da ata for usurpada com vícios de redação.

Imparcialidade

Diz respeito à não emissão de conclusões pessoais ou favorecimento àquele que solicita a ata notarial. Entretanto, o interessado pode solicitar ao tabelião que mencione um determinado aspecto dentro dos fatos verificados.

Citamos como ilustração - na verificação do uso indevido de fotografias num determinado sítio, o interessado solicita ao tabelião que acesse o determinado endereço eletrônico (www) no qual se verifique a publicação ou uso das fotografias. Não obstante, o interessado também poderá solicitar ao tabelião que verifique a ausência de indicação de autoria das referidas fotografias, assim, corroborando o uso indevido das mesmas.

Clareza

A clareza deve ser a qualidade de todo texto notarial. Pode-se definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreensão daquele que o lê. Entretanto, a clareza também depende de outras características, tais como: o uso do padrão culto de linguagem jurídica; evitar a duplicidade de interpretações decorrentes da leitura do texto etc;

Concisão

Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras. Não se deve entender a concisão como economia de palavras ou pensamento. Para que se redija com essa qualidade, é fundamental que se tenha conhecimento do assunto sobre o qual se escreve.

Coerência

Construir períodos que expressem pensamentos lógicos e coerentes.

Vejamos sucintamente que a ata notarial se estende aos campos processuais e extraprocessuais.

No campo processual, com o crescimento populacional, a desobediência às leis e aos contratos se multiplicou e a prestação jurisdicional tornou-se morosa, tendo como resultado um número enorme de processos judiciais à espera de julgamentos. Como sabemos, a prova é o meio com que as partes em litígio procuram firmar a convicção do juiz, ao invés de perícias morosas e custosas, as partes podem se valer da ata notarial, como meio prático para celeridade dos processos.

No campo extraprocessual, como a ata notarial pré-constitui prova, ao invés de acionar a máquina judiciária em primeiro plano, as partes litigiosas podem se valer da ata notarial para acordos extrajudiciais, portanto, prevenindo litígios e desonerando a colenda judiciária. Parece-me ser essa a sua essência e o fator de sua existência.

Vejamos as espécies.

Ata notarial - objeto

1. Objeto: presença e declaração

Nessa ata o tabelião narrará fielmente em linguagem jurídica a declaração do interessado. Essas declarações são aquelas puras e simples que atingem direitos próprios (sentido de se manifestar, fazer valer o direito). Exemplo prático seria quando o consulado exige o instrumento público (escrituras, atas notariais e procurações) para satisfazer às exigências de determinada norma interna. Nessa ata, a declaração poderá ser absolutamente só ou em conjunto com testemunhas.

2. Objeto: verificação de fatos na rede de comunicação de computadores Internet

Nessa espécie o interessado solicita ao tabelião que acesse um determinado website na Internet e verifique um determinado conteúdo, narrando e materializado tudo aquilo que presenciou. Ex: uso indevido de imagens, textos, logomarcas, fatos contendo difamações, injúrias etc.

3. Objeto: verificação de fatos em diligência

Nessa espécie as situações são as mais diversas e imprevisíveis, cito algumas como ilustração. O interessado pode solicitar ao tabelião que se dirija em diligência e verifique algum fato em determinada parte da cidade, respeitando o tabelião, sua área de competência territorial.

O interessado também pode solicitar ao tabelião que presencie e verifique um diálogo telefônico que o interessado fará a um determinado número, de modo que o diálogo será transcrito fielmente para o instrumento notarial. Outro exemplo seria quando o interessado solicita ao tabelião que constate a existência de placa publicitária (outdoor) e transcreva seu conteúdo fielmente.

4. Objeto: autorização para viajar

O interessado (pai ou mãe) desejando autorizar o filho menor a viajar para qualquer país ou estado do Brasil poderá solicitar uma ata notarial, na qual será concedida a autorização, mencionados os demais requisitos, em conformidade com o previsto no Estatuto da Criança e do Adolescente e na correlata Lei Civil.

5. Objeto: compromisso de manutenção

Nessa ata o interessado declara que deseja promover a ida de uma pessoa para o exterior, responsabilizando-se e arcando com todos os custos de permanência da pessoa naquele país e demais encargos. Da mesma forma, poderá também promover a vinda para o Brasil de um visitante, responsabilizando-se e arcando com todos os custos de permanência da pessoa no Brasil.

6. Objeto: verificação de sítio eletrônico e domínio na rede de comunicação de computadores Internet

A parceria entre Colégio Notarial do Brasil – Seção Federal (associação de tabeliães de notas e protestos) e a Digitrust (autoridade certificadora notarial) possibilita identificar com fé pública os responsáveis de sítios na rede de comunicação Internet. O usuário ao navegar no sítio que contém o selo de site autêntico terá veracidade de que aquele sítio é mesmo da instituição que se apresenta. Quando o usuário clicar sobre o selo surgirá uma página que se encontra nos servidores seguros da Digitrust com informações do website. O selo de site autêntico pode ser acessado em www.26notas.com.br.

7. Objeto: comparecimento e ausência de outrem

Nessa espécie o interessado na qualidade de compromissário-comprador em instrumento particular de compromisso de compra e venda, já quitado, cujo promitente-vendedor tenta impor embaraços ao cumprimento da obrigação – ou seja, a outorga de escritura definitiva – poderá notificar o promitente-vendedor a comparecer em cartório, às tais horas, para fins de outorga de escritura definitiva. Na eventualidade do não comparecimento justificado, facultará ao compromissário-comprador a solicitação de ata notarial atestando a ausência do promitente-vendedor e a presença do compromissário-comprador no cartório, no dia e hora fixados na notificação. É um meio de prova para eventual pedido de adjudicação.

8. Objeto: nomeação de tutor

Nesse ato o titular do poder familiar, desejando resguardar e proteger o filho por ocasião de seu falecimento, solicita ao tabelião que redija uma ata notarial, na qual indica e determina que seu filho subsista na guarda e tutela de “tal pessoa” de sua confiança. A nomeação de tutor tanto pode ser por ata ou por escritura, decidimos pela ata.

9. Objeto: declaração de dependência econômica e de benefício

Nessa modalidade o interessado declara que convive com determinada pessoa, e que esta é sua dependente econômica e beneficiária de convênio médico, pecúlio ect. Ex: utilizado para inclusão de convivente (companheiro) no convênio médico do titular.

10. Objeto: declaração de herdeiro legal

Essa espécie de ata notarial é muito freqüente para atender às exigências das empresas de seguro para pagamento de indenização (DPVAT) por ocasião do falecimento do segurado. O interessado declara que tem determinado grau de parentesco com o de cujus e que este falece no estado civil de solteiro, não deixando convivente, filhos, testamento ect. Consideram-se interessados: descendentes, convivente, ascendentes e colaterais.

11. Objeto: declaração de estado civil e de ausência de impedimento para casamento

Muito freqüente para atender às exigências dos consulados. Dois interessados solicitam ao tabelião que desejam declarar e atestar que conhecem determinada pessoa, bem como inexiste qualquer impedimento legal que a iniba de contrair casamento.

12. Objeto: notoriedade

O interessado solicita ao tabelião que verifique a existência e a capacidade de determinada pessoa. Assim, o tabelião atestará que reconhece a pessoa como a tal, e que a mesma aparenta boas condições físicas e mentais, tendo ela declarado a ele, ora tabelião, que não se encontra interdita ou em processo para tanto, o que a capacita para todos os atos da vida civil, conforme a correlata lei civil.

*Felipe Leonardo Rodrigues é escrevente autorizado do 26º Tabelionato de Notas de São Paulo, SP.


* Artigo extraído do Boletim Eletrônico do IRIB nº 1178 de 01/07/2004